Welink Legal Welink Legal
Rembourser note de frais

Comment se faire rembourser une note de frais ?

Welink Legal

Welink Legal

Tous les frais professionnels engagés par les salariés d'une entreprise dans l'exercice de leurs fonctions sont remboursés sur présentation de justificatifs. Le document compilant ces différentes dépenses s'appelle une note de frais. Elle peut être dématérialisée ou prendre la forme d'un document écrit.

 

 

Sommaire : 

 

1. Les règles d’établissement d’une note de frais

2. Les différentes modalités de remboursement

  • a) Le remboursement des frais réels
  • b) Le remboursement forfaitaire

3. Le régime fiscal et social des notes de frais

  • a) Le régime fiscal des remboursements de frais
  • b) Le régime social des remboursements de frais

4. Les délais de remboursement

5. Conclusion 

 

 

1. Les règles d’établissement d’une note de frais

 

La note de frais ne subit aucune règle de forme, sauf exception. Vous pouvez l’établir à la main, sur un logiciel ou sur un tableur. Il est dans l’intérêt de l’entreprise  de fixer les modalités d’établissement de ladite note.

 

Pour obtenir le remboursement  d’une note de frais, un justificatif doit obligatoirement accompagner le document. Il prouve ainsi la réalité des dépenses engagées. Cette indemnisation est soumise à la prescription quinquennale. 

 

En d’autres termes, le délai légal de remboursement d’une note de frais correspond à cinq ans après livraison de cette dernière. Ladite note est généralement établie en fin de mois. Néanmoins, il se peut que le salarié la présente au retour de sa mission. Il n’existe aucune règle légale à ce sujet, tout dépend du management et de l’organisation de l’entreprise.

 

En ce qui concerne les dépenses de restauration, le justificatif de note de frais de repas doit inclure les noms des convives et le motif de l’invitation. Il doit également comporter les informations qui permettent d’identifier le restaurant.

 

Par ailleurs, l’employeur peut indemniser l’utilisation du véhicule personnel du chef d’entreprise ou du salarié pour les besoins de la société. C’est ce que l’on appelle des frais kilométriques . Dans ce cas, tout exemple de note de frais doit porter plusieurs mentions obligatoires, à savoir :

  • lieu de la mission ;
  • motif du déplacement ;
  •  nombre de kilomètres effectués ;
  • puissance fiscale du moyen de locomotion utilisé, avec carte grise à l’appui.

 

Tous les frais relatifs au transport, comme le carburant, l’entretien du véhicule et l’assurance, sont couverts par les indemnités kilométriques. À noter que les dépenses encourues lors du trajet logement – lieu de travail ne figurent pas parmi les frais à indemniser.

 

Quant aux dépenses de logement et d’hébergement, elles sont remboursables à condition de remplir une de ces deux conditions. Premièrement, le collaborateur, éloigné à plus de 50 km , ne peut rejoindre son domicile. Deuxièmement, le logement du salarié est difficilement servi par les transports en commun, occasionnant un temps de trajet de plus de 90 minutes. En outre, la TVA correspondant à ces dépenses sur la note de frais imposable n’est pas déductible.

 

Enfin, tout autre frais engagé dans l’intérêt de la société, susceptible d’être remboursé et accompagné d’un justificatif, peut être intégré dans la note de frais.

 

 

2. Les différentes modalités de remboursement

 

Concernant les modalités de remboursement des frais professionnels, deux choix s’offrent à vous : le remboursement des dépenses réelles avec justificatifs et le remboursement forfaitaire.

 

Pour certains métiers comme ceux du bâtiment, il est aussi possible d’établir une déduction forfaitaire spécifique sur la rémunération. Vous êtes libre de choisir le mode de remboursement de vos salariés. Toutefois, il est judicieux de consulter ces derniers sur leurs préférences. 

 

Chaque employé n’est pas forcément remboursé de la même manière. Vous pouvez prévoir, par exemple, des modalités différentes selon les postes. Cependant, le plus simple serait d’adopter un même mode de remboursement pour tous les collaborateurs.

 

 

Le remboursement des frais réels

 

Les dépenses professionnelles peuvent être remboursées sur la base des frais réellement engagés par le salarié. Celui-ci reçoit alors le montant exact de ses frais de remboursements. Par exemple, la société l’indemnise pour le montant qui figure sur le ticket de péage ou la note restaurant.

 

Pour être considérées comme des dépenses professionnelles, certaines ne peuvent être remboursées qu'en termes réels. C'est le cas des frais :

  • supportés par le collaborateur en télétravail ;
  • engagés par l’employé pour l’utilisation d’outils provenant des nouvelles technologies de la communication et de l’information ;
  • de déménagement après une mobilité professionnelle ;
  • exposés par les travailleurs détachés à l’étranger ;
  • engagés par les employés envoyés vers les DOM-ROM, ou inversement.

Ces frais restent exclus de la base de calcul des cotisations si vous pouvez prouver qu’ils étaient nécessaires pour l’accomplissement des missions.

 

 

Le remboursement forfaitaire

 

Vous pouvez décider, pour les frais autres que ceux indiqués ci-après, de rembourser vos salariés selon un mode forfaitaire. Cette méthode de remboursement est généralement utilisée pour les dépenses qui sont susceptibles de se répéter sur une note de frais mensuelle.

 

Les allocations forfaitaires se basent sur des seuils définis par l’URSSAF pour certains frais. Le barème, mis à jour annuellement, est consultable sur leur site. Lesdits plafonds concernent les frais de restauration et les indemnités kilométriques. À cela s’ajoutent les dépenses de grands déplacements professionnels  et certains frais relatifs à la mobilité professionnelle.

 

 

3. Le régime fiscal et social des notes de frais

 

Pour certaines indemnisations, l’administration fixe un plafond au-delà duquel le montant versé n’est pas fiscalement traité dans la catégorie des notes de frais. Elle les considère plutôt comme des avantages en nature pour le travailleur. C’est le cas des frais suivants :

  • les repas au restaurant pour le collaborateur en déplacement et empêché de rejoindre son habitation ;
  • la restauration en dehors des locaux de la société ou sur le lieu de travail ;
  • les frais kilométriques  ;
  • les frais d’hébergement ;
  • les frais d’installation dans une résidence dans le cadre d’une mobilité professionnelle ;
  • les dépenses engagées pour s’équiper en outils de technologie de pointe ;
  • les dépenses engagées pour le télétravail.

 

En bref, pour certains frais en dessous du plafond fixé par l’administration fiscale, l’indemnisation est inscrite dans le compte note de frais. Au-delà du seuil, le montant versé est traité tel un avantage en nature.

 

 

Le régime fiscal des remboursements de frais

 

Tout remboursement opéré par l’entreprise reste déductible de son résultat imposable, dans la limite des plafonds prévus, le cas échéant, par l’administration fiscale.

 

 

Le régime social des remboursements de frais

 

Les notes de frais réelles et forfaitaires sont exonérées de cotisations sociales, et ce, dans la limite des plafonds fixés le cas échéant par l’administration. Au-delà, les dépenses sont soumises à des cotisations sociales, donc considérées comme des avantages en nature.

 

 

4. Les délais de remboursement

 

La comptabilité peut s’approprier des notes de frais des jours, et même des semaines, après leur envoi par l'employé. Cela dépend de la durée du processus de validation et de gestion de ces fiches de frais instauré par l’entreprise. Normalement, elles sont remboursées à la fin du mois au cours duquel ces notes sont communiquées.

 

 

5. Conclusion

 

En résumé, le processus de remboursement d’une note de frais constitue un vrai casse-tête tant pour les employeurs que pour leurs salariés. Mauvaise assimilation des règles, mauvaise gestion des dépenses, retards, voire fraudes peuvent nuire à la productivité de votre société et vous empêcher de bien gérer l’évolution de vos charges. 

 

Voilà pourquoi les notes de frais sont aujourd’hui de plus en plus dématérialisées. Pour choisir le mode de gestion le plus adapté à votre activité et à l’ensemble de vos process, n’hésitez pas à prendre conseil auprès d’un expert.

Vous êtes Avocat ?

Référencez votre cabinet sur le premier guide des avocats