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L'importance d'un outil de gestion pour son cabinet : CRM

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Pour développer votre activité d’avocat dans le contexte concurrentiel actuel, il est difficile de faire l’impasse sur la mise en place d’une stratégie commerciale et marketing. La connaissance pointue de vos clients et prospects est aujourd’hui indispensable. Mais cela prend du temps et ces problématiques de développement, pourtant capitales pour votre cabinet, sont souvent laissées de côté. 

 

Pour vous faciliter la tâche, avez-vous déjà pensé aux outils de gestion spécialisés pour les cabinets d’avocats ? Grâce à leurs nombreuses fonctionnalités, ces CRM (Customer Relationship Management) permettent de développer votre activité et simplifier vos processus tout en gagnant du temps pour la défense de vos clients. 

 

 

Sommaire : 

 

1. Qu’est-ce qu’un CRM ?

2. Utilisation d’un outil de gestion cabinet : quels avantages pour votre activité d’avocat ?

  • a. Développement de votre CA : efficacité commerciale et marketing
  • b. Des dossiers accessibles à distance y compris pour vos associés et collaborateurs
  • c. Optimisation du classement et diminution du « papier »
  • d. Gain de temps grâce à l’automatisation

3. Comment choisir un outil de gestion pour votre cabinet d’avocat ?

 

 

1. Qu’est-ce qu’un CRM ?

 

Un CRM (ou GRC pour Gestion de la relation client) est un logiciel permettant de gérer et d’optimiser les relations avec vos clients et prospects mais également de simplifier vos tâches.

 

C’est une véritable base de données qui centralise leurs informations personnelles (adresse, mail, téléphone, profession…), votre activité sur les dossiers (envoi de mails, relances…) ou encore les documents relatifs aux affaires en cours.

 

Ainsi, le CRM permet d’avoir une vision complète de votre clientèle et de vos interactions.  

 

 

2. Utilisation d’un outil de gestion cabinet : quels avantages pour votre activité d’avocat ?

 

Grâce à ses fonctionnalités de classement, d’automatisation et d’alertes, le CRM est un outil incontournable pour améliorer vos processus, votre communication, votre rentabilité et surtout…pour vous faire gagner du temps. 

 

 

Développement de votre CA : efficacité commerciale et marketing

  • Faciliter la prospection

L’utilisation d’un CRM structure votre prospection commerciale, vous y passez moins de temps et convertissez plus facilement vos prospects en clients.  

 

Chaque contact que vous pouvez avoir (mail, téléphone, formulaire de contact, carte de visite…) doit être renseigné au fur et à mesure dans le CRM.  À partir de là, vous disposez d’une base de données solide qui permet notamment de cibler votre communication. Par exemple : envoi d’une newsletter en droit social pour les chefs d’entreprises.

 

  • Automatiser vos actions marketing

Il est aujourd’hui difficile de développer son cabinet d’avocat sans un minimum de stratégie marketing. Or, ce n’est pas votre métier. Pour vous concentrer sur vos dossiers et l’accompagnement de vos clients, le CRM permet d’automatiser vos actions marketing et vous fait ainsi gagner un temps précieux.

 

Quelques exemples :

  1. Mise en place d’une séquence automatique d’e-mail à paramétrer selon vos besoins (périodicité, contenu, profil des destinataires…)
  2. Envoi d’un mail personnalisé pour certains évènements (nouvelle année, anniversaire…)
  3. Automatisation de rappels pour vos prospects (suite à un premier contact par exemple)

 

  • Fidéliser vos clients

La fidélisation de votre clientèle est un enjeu majeur pour votre cabinet. Pour vous aider à vendre de nouvelles prestations à vos clients, vous pouvez compter sur votre CRM et sur les données précieuses qu’il contient.

 

En filtrant les critères sur votre logiciel, vous pouvez par exemple identifier facilement les clients intéressés par différentes thématiques juridiques : droit social et droit des affaires (dirigeants d’entreprises), propriété intellectuelle (créateurs et repreneurs d’entreprises, artistes), etc.

 

En cas de changement de législation vous pouvez ainsi envoyer facilement une information personnalisée ou proposer une nouvelle prestation parfaitement adaptée aux préoccupations de votre clientèle.

 

  • Analyser votre performance commerciale

L’utilisation d’un logiciel de gestion pour votre cabinet d’avocat permet d’analyser votre activité grâce à différents tableaux de bord, statistiques et indicateurs.

 

Vous pouvez notamment mesurer l’efficacité de votre stratégie commerciale, évaluer la rentabilité de chaque client, analyser la pertinence de vos emails et newsletters (pourcentage d’ouverture, thématiques les plus plébiscitées…). Autant d’informations qui vous permettent ensuite d’adapter et d’améliorer votre stratégie commerciale.  

 

 

Des dossiers accessibles à distance y compris pour vos associés et collaborateurs

Les avocats n’ont pas échappé à la vague de télétravail liée à la crise sanitaire.  Aujourd’hui, même avec une situation revenue à la normale, le travail à distance reste une organisation avec laquelle il faut compter.

 

Le CRM permet d’accéder aux dossiers de vos clients de n’importe quel endroit et à n’importe quel moment (au palais de justice par exemple).

 

Le partage d’informations est également beaucoup plus simple entre les membres de votre cabinet : associés, collaborateurs, assistants(es)…. Grâce à la centralisation des informations et à l’historique de chaque action sur les dossiers clients, chaque membre du cabinet peut suivre l’avancée des affaires et collaborer plus efficacement.  

 

 

Optimisation du classement et diminution du « papier »

L’utilisation d’un logiciel de gestion réduit les dossiers papiers, les impressions et facilite le classement.

 

Les documents, justificatifs et preuves envoyés par mail par vos clients peuvent être directement transférés dans le logiciel. Ils sont enregistrés de manière sécurisée ce qui garantit la confidentialité des informations et évite la perte d’un dossier papier.

 

Vous pouvez également enregistrer directement des informations dans le dossier du client sans passer par des notes griffonnées à la hâte sur un papier. Par exemple, lors d’un premier contact téléphonique ou d'un premier rendez-vous.

 

 

Gain de temps grâce à l’automatisation

En dotant votre cabinet d’un CRM vous pouvez automatiser certaines tâches répétitives ou chronophages : envoi d’emails, mise en place d’alertes pour n’oublier aucune échéance, relances clients, édition des factures…

 

 

3. Comment choisir un outil de gestion pour votre cabinet d’avocat ?

 

Les fonctionnalités des différents logiciels disponibles sur le marché sont variées.

 

Pour faire le bon choix, il est nécessaire en amont de bien identifier vos besoins et votre manière d’exercer.  Travaillez-vous seul ou avec des associés, des collaborateurs, des salariés ? Avez-vous besoin d’un suivi des temps ? D’un agenda partagé et synchronisé avec vos confrères ?

 

Les fonctionnalités « mobiles » sont également importantes si vous souhaitez travailler de n’importe quel endroit. Certains outils proposent par exemple un accès 100% web ou des outils de visioconférence intégrés et sécurisés par chiffrage.

 

Enfin, le coût est également à prendre en compte. Outre le prix d’achat ou de l'abonnement, pensez à inclure dans votre comparaison les frais annexes : installation du logiciel, frais de formation, mises à jour éventuelles, support client…

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