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Numérisation, cabinet d'avocats

La numérisation des cabinets d'avocats : Perte de temps ou mesure nécessaire ?

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L'influence croissante des récentes tendances numériques a complètement transformé la notion de tenue de dossiers. De plus en plus d'organisations préfèrent conserver des dossiers virtuels plutôt que physiques.

 

Ce changement culturel particulier s'accompagne heureusement d'une pléthore d'avantages qui dépassent de loin ceux de la conservation de documents papier.

 

Prendre la décision de numériser votre entreprise est l'étape la plus difficile, à partir de là, l'intuitivité de la technologie récente vous guidera tout au long du processus. Par conséquent, même si l'idée de numériser vos documents semble ardue, vous pouvez être sûr que vous disposerez d'un système qui

 

  • fonctionne pour vous
  • nécessite un entretien minimal
  • vous permettra d'économiser du temps et de l'argent à long terme.

 

 

Sommaire : 

 

  • 1. Les documents juridiques et la numérisation
  • 2. Et le piratage ? 
  • 3. Satisfactions des clients 

 

 

 

Les documents juridiques et la numérisation

 

Avec les cabinets d'avocats vient la question évidente de la confidentialité et de la protection des données, ce qui explique pourquoi de nombreux avocats semblent rejeter l'idée de la numérisation au premier abord.

 

Cependant, une perspective plus informée et plus ouverte sur les documents numérisés peut mettre en lumière certains inconvénients souvent négligés mais flagrants de la conservation de documents physiques. 

 

En tant qu'avocat, l'une de vos principales responsabilités est de vous assurer que votre cabinet fonctionne de manière à garantir la vie privée de vos clients et à assurer la sécurité de leurs informations. Les dossiers ne doivent être accessibles qu'aux personnes concernées par les informations.

 

Il est donc important que vous teniez compte des récentes avancées technologiques dans votre secteur. Si elle est effectuée correctement, la numérisation de vos dossiers peut ajouter une couche supplémentaire de sécurité à votre entreprise.

 

L'un des avantages de la numérisation est qu'en utilisant des fichiers cryptés ou protégés par un mot de passe, vos documents seront beaucoup plus difficiles d'accès pour les personnes extérieures que les documents papier.

 

Il en va de même pour l'organisation et l'archivage des documents juridiques : une fois que vous aurez mis en place un système de classement sur votre appareil, celui-ci se chargera de tous les classements ultérieurs pour vous, avec un minimum d'effort de votre part. Vous n'aurez qu'à saisir les informations requises, et le reste du travail sera fait pour vous. 

 

 

Et le piratage ? 

 

Bien sûr, la numérisation peut mal tourner... mais seulement si vous ne veillez pas à sécuriser vos dossiers à l'aide de programmes adéquats et à limiter l'accès à la base de données aux seules parties concernées.

 

Heureusement, la technologie ne fait que progresser, ce qui signifie que les logiciels de sécurité ne feront que s'améliorer avec le temps.

 

Il est vrai qu'un ordinateur peut toujours être piraté et que des informations peuvent être volées. Toutefois, la création d'une base de données sécurisée à l'aide des outils adéquats et de professionnels qualifiés réduit considérablement les risques de violation.

 

N'oubliez pas qu'il existe de multiples façons de sécuriser vos documents numériques, mais que vous ne pouvez sécuriser vos documents papier que dans une certaine mesure. C'est pourquoi la conservation des dossiers papier est plus susceptible de vous exposer au risque de saisie des dossiers de vos clients, tandis que les dossiers numérisés offrent une meilleure protection. 




Satisfactions des clients 

 

Au premier rang des préoccupations d'un cabinet d'avocats figure la satisfaction des clients, qui dépend en grande partie du sentiment de confiance et de sécurité idéalement établi entre le cabinet et ses clients.

 

Il est certainement dans l'intérêt du client de préserver la confidentialité et la sécurité de ses dossiers. Le fait de savoir que leurs dossiers sont numérisés et organisés numériquement leur donne un sentiment de sécurité : moins de risque de perdre des papiers, moins de chance que leurs informations soient diffusées et finissent dans de mauvaises mains, que ce soit par accident ou par malveillance.

 

Les clients sont plus susceptibles de faire appel à un cabinet juridique qui garantit leur vie privée et reconnaît qu'une relation de confiance est essentielle. 

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